هر موسسه و هر شرکت و هر سازمانی که شامل قوانین مالیات باشد باید از سازمان امور مالیاتی دفاتر قانونی خود را جهت تحریر کلیه فعالیت‌های مالی خود تحویل بگیرد .
دفاتر قانونی
دفاتر قانونی دفاتری هستند که کلیه شرکت‌ها با توجه به دستور العمل‌ها و آئین نامه تحریر دفاتر قانونی کلیه عملیات مالی خود را بایستی به ترتیب وقوع به صورت خوانا و بدون خط خوردگی و تراشیده شدن و لاک گیری در این دفاتر بنویسند و در انتهای سال مالی و زمانی که می‌خواهند اظهار نامه مالیاتی را تحویل دهند دفاتر پلمپ شده‌ای را هم که نوشته‌اند برای استناد به دارایی تحویل می‌دهند.
این دفاتر برای مشخص نمودن فعالیت های مالی سالیانه شرکت, ثبت شرکت , بصورت اجباری تخصیص داده می شود.
نظارت بر دفاتر
سازمان امور مالیاتی کشور می‌تواند به منظور نظارت بر اجرای قوانین و مقررات مالیاتی هیات‌هایی مرکب از سه نفر را جهت بازدید و کنترل دفاتر قانونی مودیان مالیاتی طبق آیین نامه‌ای که به پیشنهاد سازمان امور مالیاتی کشور و تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی خواهد بود اعزام نماید. در صورتی که مودی از ارائه دفاتر خودداری نماید با موافقت هیات مذکور در بند (۳) وکیل – ماده ۹۷ این قانون درآمد مشمول مالیات سال مربوط از طریق علی الراس تشخیص خواهد شد.
تبصره:هیات های موضوع این ماده می توانند حسب تجویز سازمان امور مالیاتی کشور کلیه دفاتر و اسناد و مدارک مالی مودیان را اعم از این که مربوط به سال مراجعه یا سنوات قبل باشند به منظور کسب اطلاعات لازم و ارائه آن به اداره امور مالیاتی ذیربط مورد بازرسی قرار دهند و یا در صورت لزوم دفاتر و اسناد و مدارک سنوات قبل را در قبال ارائه رسید به اداره امور مالیاتی ذیربط منتقل نمایند.
الزامی بودن پلمپ دفاتر
پلمپ کردن دفاتر طبق قانون الزامی است و در صورت عدم انجام آن جریمه مالیاتی می‌شویم.
عدم صدور صورتحساب ، عدم درج شماره اقتصادی ، استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران یا برعکس ، مسئولیت تضامنی +۱۰درصد مبلغ مورد معامله که بدون رعایت ضوابط این ماده صورت گرفته باشد را در بر دارد. و شرکتی که کار نمی‌کند باید پلمپ شود.
تمامی شرکت‌ها موظف به دریافت دفاتر مالی خود هستند و برای اینکه عدم فعالیت خود را به اداره مالیات (دارایی) اعلام نمایند باید دفاتر پلمپ شده خود را بصورت خالی تسلیم آن اداره محترم کنند)
برای تسلیم نمودن اظهارنامه مالیاتی در تیرماه هر سال باید اواخر سال قبل اقدام به اخذ پلمپ دفاتر قانونی کرده باشید.
مدارک مورد نیاز
کپی شناسنامه و کارت ملی کلیه‌ی اعضاء هیئت مدیره
کپی روزنامه رسمی تاسیس
کپی روزنامه آخرین تغییرات
مهر شرکت